1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem z usług świadczonych przez BEi PARTNERS.

1.2. Administratorem danych osobowych jest:

• Nazwa: BEi PARTNERS - Liudmila Bei
• Adres: Rakowiecka 41/3, 02-521 Warszawa
• NIP: 5214147453
• REGON: 543703327
• Telefon: +48 797 524 604
• E-mail: bei.legalization@gmail.com

1.3. Ochrona danych osobowych odbywa się zgodnie z wymogami powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO).

2. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH

2.1. Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych Klientów:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia
• Dane kontaktowe: adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu
• Dane dokumentowe: numer paszportu lub dowodu osobistego, obywatelstwo
• Dane dotyczące pobytu: informacje o wizie, zezwoleniu na pobyt, zezwoleniu na pracę
• Dane zawodowe: informacje o zatrudnieniu, stanowisku, wykształceniu (w zakresie niezbędnym do świadczenia usług)
• Dane finansowe: informacje niezbędne do rozliczeń (w ograniczonym zakresie)
• Wizerunek: zdjęcia do dokumentów (wyłącznie w celach związanych ze świadczonymi usługami)

2.2. Administrator może również przetwarzać dane członków rodziny Klienta, jeżeli jest to niezbędne do realizacji usługi (np. legalizacja pobytu rodziny).

3. CEL I PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH

3.1. Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
a) Wykonanie umowy o świadczenie usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• Realizacja usług legalizacyjnych w Polsce
• Przygotowanie i składanie dokumentów do urzędów
• Reprezentacja Klienta przed organami administracyjnymi
• Komunikacja z Klientem w sprawach związanych z usługą

b) Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• Prowadzenie dokumentacji wymaganej przepisami prawa
• Archiwizacja dokumentów zgodnie z wymogami prawa
• Rozliczenia podatkowe i księgowe

c) Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami
• Marketing bezpośredni usług Administratora
• Analiza i statystyka wewnętrzna
• Zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych

d) Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• Marketing w formie elektronicznej (newsletter)
• Inne cele wymagające zgody, o których Klient zostanie poinformowany

3.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług. Brak podania danych uniemożliwi realizację usługi.

4. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

4.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres:

• W trakcie świadczenia usług – przez czas trwania umowy
• Po zakończeniu usług – przez okres wynikający z przepisów prawa:
• 5 lat – dla celów podatkowych i księgowych
• 6 lat – w związku z przedawnieniem roszczeń cywilnoprawnych
• Do czasu odwołania zgody – w przypadku przetwarzania na podstawie zgody

4.2. Po upływie okresu przechowywania dane osobowe zostaną trwale usunięte lub zanonimizowane.

5. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
a) Organy administracji publicznej:

• Urząd do Spraw Cudzoziemców
• Wojewódzkie Urzędy Pracy
• Консульства i амбасады
• Straż Graniczna
• Urzędy wojewódzkie
• Urzędy skarbowe

b) Podmioty wspierające działalność Administratora:

• Kancelarie prawne i doradcy prawni
• Tłumacze przysięgli
• Biura rachunkowe
• Firmy kurierskie i pocztowe
• Dostawcy usług IT i hostingu

c) Inne podmioty:

• Podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa
• Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora (na podstawie umowy powierzenia)

5.2. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych, chyba że jest to niezbędne do realizacji usługi (np. kontakt z konsulatem kraju pochodzenia Klienta).

6. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

6.1. Osobom, których dane są przetwarzane, przysługują następujące prawa:
a) Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)

• Prawo do uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane
• Prawo do uzyskania kopii danych

b) Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)

• Prawo do poprawiania nieprawidłowych danych
• Prawo do uzupełnienia niekompletnych danych

c) Prawo do usunięcia danych – „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO)

• Prawo żądania usunięcia danych w określonych przypadkach
• Nie ma zastosowania, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego

d) Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

• Prawo żądania ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach

e) Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

• Prawo otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie
• Prawo przesłania danych innemu administratorowi

f) Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)

• Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją
• Bezwzględne prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego

g) Prawo do cofnięcia zgody

• W przypadku przetwarzania na podstawie zgody – prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie
• Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem

h) Prawo do wniesienia skargi

• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa Tel. +48 22 531 03 00 www.uodo.gov.pl

6.2. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem:

• E-mail: bei.legalization@gmail.com
• Telefon: +48 797 524 604
• Pisemnie: Rakowiecka 41/3, 02-521 Warszawa

6.3. Administrator odpowie na żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od jego otrzymania.

7. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

7.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:

• Zabezpieczenie danych przed nieuprawnionym dostępem
• Szyfrowanie danych wrażliwych
• Regularne tworzenie kopii zapasowych
• Kontrola dostępu do danych (dostęp tylko dla upoważnionych osób)
• Szkolenie pracowników z zakresu ochrony danych osobowych
• Stosowanie oprogramowania antywirusowego i zapory sieciowej

7.2. Dokumenty w formie papierowej przechowywane są w zamkniętych pomieszczeniach z ograniczonym dostępem.
7.3. Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo danych, jednak bezpieczeństwo przesyłania informacji przez Internet nie jest w pełni gwarantowane.

8. PLIKI COOKIES I TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE

8.1. W przypadku korzystania ze strony internetowej Administratora mogą być wykorzystywane pliki cookies i podobne technologie.
8.2. Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika, służące do:

• Zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony
• Zapamiętywania ustawień użytkownika
• Analizy ruchu na stronie
• Działań marketingowych

8.3. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce internetowej.

9. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

9.1. Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie są poddawane profilowaniu, które wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływa na osobę, której dane dotyczą.

10. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY PRZY ZBIERANIU DANYCH

10.1. Administrator informuje Klientów o przetwarzaniu ich danych osobowych przy każdym ich zbieraniu, zarówno bezpośrednio od osoby, której dotyczą, jak i z innych źródeł.
10.2. Jeżeli dane zostały pozyskane nie bezpośrednio od osoby, której dotyczą, Administrator przekazuje informacje, o których mowa w art. 14 RODO, w ciągu miesiąca od ich pozyskania.

11. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

11.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności.
11.2. O wszelkich zmianach Klienci zostaną poinformowani poprzez:

• Publikację zaktualizowanej wersji na stronie internetowej
• Komunikat e-mailowy (w przypadku istotnych zmian)

11.3. Zmiany wchodzą w życie w dniu ich opublikowania, chyba że Administrator wskaże inny termin.

12. KONTAKT W SPRAWACH OCHRONY DANYCH

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych lub realizacji przysługujących praw, prosimy o kontakt:

BEi PARTNERS - Liudmila Bei

• Adres: Rakowiecka 41/3, 02-521 Warszawa
• Telefon: +48 797 524 604
• E-mail: bei.legalization@gmail.com
• NIP: 5214147453
• REGON: 543703327

13. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

13.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką Prywatności zastosowanie mają przepisy RODO oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.
13.2. Polityka Prywatności jest dostępna bezpłatnie na stronie internetowej Administratora oraz w siedzibie firmy.
13.3. Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić najwyższy poziom ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Data wejścia w życie: 26 marca 2026 roku
BEi PARTNERS - Liudmila Bei

Niniejsza Polityka Prywatności została sporządzona zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).