I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1. DEFINICJE

Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące znaczenie poniższych pojęć:

1. Administrator/Usługodawca – BEi PARTNERS - Liudmila Bei, NIP: 5214147453, REGON: 543703327, z siedzibą w Warszawie przy ul. Rakowiecka 41/3, 02-521 Warszawa.
2. Klient/Usługobiorca – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, korzystająca z usług świadczonych przez Usługodawcę.
3. Usługi – usługi z zakresu legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce, świadczone przez Usługodawcę.
4. Umowa – umowa o świadczenie usług zawarta między Usługodawcą a Klientem.
5. Regulamin – niniejszy dokument określający zasady współpracy między Usługodawcą a Klientem.
6. Strona internetowa – strona internetowa Usługodawcy, na której prezentowane są informacje o oferowanych usługach.
7. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

§ 2. ZAKRES REGULAMINU

1. Regulamin określa zasady i warunki świadczenia usług przez Usługodawcę.
2. Regulamin stanowi integralną część umowy zawieranej między Usługodawcą a Klientem.
3. Złożenie zamówienia na usługę jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
4. Regulamin jest dostępny bezpłatnie na stronie internetowej Usługodawcy oraz w siedzibie firmy.

II. ZAKRES USŁUG

§ 3. RODZAJE ŚWIADCZONYCH USŁUG

Usługodawca świadczy następujące usługi w zakresie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce:

1. Konsultacje i doradztwo:

• Konsultacje w sprawach legalizacji pobytu i pracy
• Analiza indywidualnej sytuacji prawnej Klienta
• Dobór optymalnej procedury legalizacyjnej
• Informacja o wymaganych dokumentach i procedurach

1. Zezwolenia na pobyt:

• Pobyt czasowy (różne podstawy)
• Pobyt stały
• Pobyt rezydenta długoterminowego UE
• Pobyt w związku z uzyskaniem ochrony międzynarodowej
• Przedłużenie/zmiana zezwolenia na pobyt

1. Zezwolenia na pracę:

• Zezwolenie na pracę typu A
• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy
• Zezwolenie na pracę sezonową
• Inne rodzaje zezwoleń na pracę

1. Obywatelstwo polskie:

• Pomoc w uzyskaniu obywatelstwa polskiego
• Przygotowanie wniosku i dokumentacji

1. Karta Polaka:

• Pomoc w uzyskaniu Karty Polaka
• Legalizacja pobytu na podstawie Karty Polaka

1. Legalizacja dokumentów:

• Pomoc w legalizacji dokumentów zagranicznych
• Koordynacja tłumaczeń przysięgłych

1. Rejestracje i meldunki:

• Rejestracja pobytu obywateli UE
• Meldunek czasowy i stały
• Rejestracja w urzędach

1. Reprezentacja:

• Reprezentacja przed urzędami (Urząd do Spraw Cudzoziemców, wojewoda, urząd pracy)
• Składanie dokumentów w imieniu Klienta
• Odbiór decyzji i dokumentów

1. Inne usługi:

• Pomoc w sprawach rodzinnych (łączenie rodzin)
• Odwołania od decyzji administracyjnych
• Legalizacja pobytu dla studentów
• Inne usługi związane z pobytem cudzoziemców w Polsce

§ 4. SPOSÓB ŚWIADCZENIA USŁUG

1. Usługi świadczone są:

• Osobiście w siedzibie Usługodawcy
• Zdalnie (telefon, e-mail, komunikatory internetowe, videokonferencje)
• W urzędach i instytucjach (reprezentacja Klienta)

1. Zakres usługi i sposób jej realizacji określany jest indywidualnie z każdym Klientem.
2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy świadczenia usługi bez podania przyczyny.

III. ZAWARCIE UMOWY

§ 5. NAWIĄZANIE WSPÓŁPRACY

1. Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta z chwilą:

• Akceptacji przez Klienta oferty Usługodawcy (pisemnie, e-mailem lub ustnie)
• Wpłaty zaliczki lub pełnej kwoty za usługę (jeśli wymagana)

1. Przed zawarciem umowy Usługodawca przedstawia Klientowi:

• Zakres usługi
• Cenę i warunki płatności
• Szacunkowy czas realizacji
• Wymagane dokumenty i dane

1. Klient jest zobowiązany do:

• Zapoznania się z Regulaminem i Polityką Prywatności
• Akceptacji warunków współpracy
• Przekazania kompletnych i prawdziwych informacji

§ 6. FORMA UMOWY

1. Umowa może być zawarta:

• W formie pisemnej
• W formie elektronicznej (e-mail)
• Ustnie (z pisemnym lub elektronicznym potwierdzeniem)

1. Usługodawca potwierdza zawarcie umowy poprzez:

• Potwierdzenie przyjęcia zlecenia
• Wystawienie faktury pro forma lub faktury

IV. OBOWIĄZKI STRON

§ 7. OBOWIĄZKI USŁUGODAWCY

Usługodawca zobowiązuje się do:

1. Świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i najlepszą wiedzą.
2. Informowania Klienta o:

• Postępach w realizacji usługi
• Wymaganych działaniach po stronie Klienta
• Wszelkich istotnych okolicznościach wpływających na realizację usługi

1. Zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych od Klienta w związku ze świadczoną usługą.
2. Przetwarzania danych osobowych Klienta zgodnie z przepisami RODO i Polityką Prywatności.
3. Przechowywania dokumentów Klienta w sposób bezpieczny.
4. Reprezentowania interesów Klienta w kontaktach z urzędami (w zakresie zleconym).
5. Zwrotu dokumentów oryginalnych po zakończeniu współpracy (chyba że strony uzgodnią inaczej).

§ 8. OBOWIĄZKI KLIENTA

Klient zobowiązuje się do:

1. Przekazania kompletnych i prawdziwych informacji:

• Podania prawdziwych danych osobowych
• Dostarczenia wszystkich wymaganych dokumentów
• Niezwłocznego informowania o wszelkich zmianach w swoim stanie faktycznym lub prawnym

1. Współpracy z Usługodawcą:

• Terminowego dostarczania dokumentów i informacji
• Odpowiadania na pytania i zapytania Usługodawcy
• Uczestniczenia w spotkaniach i stawienia się w urzędach (gdy wymagane)
• Podpisywania przygotowanych dokumentów

1. Terminowej płatności:

• Wpłaty zaliczki (jeśli wymagana)
• Uiszczania należności za usługi zgodnie z umową
• Pokrycia kosztów dodatkowych (opłaty skarbowe, tłumaczenia, kurierzy)

1. Powiadomienia o zmianie danych kontaktowych:

• Zmiana adresu zamieszkania
• Zmiana numeru telefonu lub adresu e-mail

1. Przestrzegania przepisów prawa:

• Niepodawania fałszywych informacji
• Niekorzystania z usług w celach niezgodnych z prawem

1. Odbioru dokumentów:

• Terminowego odbioru dokumentów, decyzji i kart pobytu
• Powiadomienia Usługodawcy o odbiorze korespondencji urzędowej

V. CENY I PŁATNOŚCI

§ 9. WYNAGRODZENIE

1. Ceny usług określane są indywidualnie dla każdego zlecenia i przedstawiane Klientowi przed zawarciem umowy.
2. Ceny usług mogą zależeć od:

• Rodzaju usługi
• Złożoności sprawy
• Czasu realizacji
• Zakresu reprezentacji

1. Aktualny cennik usług dostępny jest:

• W siedzibie Usługodawcy
• Na stronie internetowej (jeśli publikowany)
• Na żądanie Klienta

1. Ceny podawane są w złotych polskich (PLN) i są cenami brutto (zawierają podatek VAT, jeśli ma zastosowanie).

§ 10. KOSZTY DODATKOWE

Oprócz wynagrodzenia za usługę, Klient ponosi następujące koszty dodatkowe:

1. Opłaty urzędowe:

• Opłaty skarbowe za wydanie zezwolenia na pobyt
• Opłaty za wydanie karty pobytu
• Opłaty za zezwolenie na pracę
• Inne opłaty administracyjne

1. Koszty tłumaczeń:

• Tłumaczenia przysięgłe dokumentów

1. Koszty legalizacji dokumentów:

• Apostille
• Legalizacja konsularna

1. Koszty korespondencji:

• Przesyłki kurierskie
• Przesyłki pocztowe

1. Inne koszty:

• Koszty dojazdu (w przypadku wizyt poza siedzibą)
• Inne uzgodnione koszty

§ 11. WARUNKI PŁATNOŚCI

1. Zaliczka:

• Usługodawca może wymagać wpłaty zaliczki przed rozpoczęciem realizacji usługi
• Wysokość zaliczki określana jest indywidualnie (zazwyczaj 50-100% wartości usługi)
• Rozpoczęcie prac następuje po zaksięgowaniu zaliczki

1. Płatność końcowa:

• Pozostała kwota płatna jest zgodnie z umową (przed złożeniem dokumentów, po zakończeniu usługi lub w ratach)

1. Formy płatności:

• Przelew bankowy na wskazany rachunek
• Płatność gotówką w siedzibie (do określonej kwoty zgodnie z przepisami)
• Inne formy płatności po uzgodnieniu

1. Termin płatności:

• Określony w umowie lub na fakturze
• Zazwyczaj 3-7 dni od wystawienia faktury

1. Faktura:

• Usługodawca wystawia fakturę VAT lub fakturę (zgodnie z obowiązującymi przepisami)
• Faktura wysyłana jest w formie elektronicznej lub papierowej

§ 12. OPÓŹNIENIA W PŁATNOŚCIACH

1. W przypadku opóźnienia w płatności:

• Usługodawca ma prawo wstrzymać realizację usługi do momentu uregulowania należności
• Usługodawca ma prawo naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie
• Usługodawca ma prawo odstąpić od umowy

1. Brak płatności mimo wezwania uprawnia Usługodawcę do dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.

VI. REALIZACJA USŁUG

§ 13. CZAS REALIZACJI

1. Szacunkowy czas realizacji usługi określany jest indywidualnie dla każdego zlecenia.
2. Czas realizacji zależy od:

• Rodzaju procedury administracyjnej
• Terminów urzędowych
• Kompletności dokumentów dostarczonych przez Klienta
• Obciążenia urzędów
• Innych czynników niezależnych od Usługodawcy

1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia wynikające z:

• Działania lub zaniechania organów administracji publicznej
• Braku kompletności dokumentów dostarczonych przez Klienta
• Okoliczności niezależnych od Usługodawcy (siła wyższa)

1. Usługodawca informuje Klienta o przewidywanych opóźnieniach.

§ 14. ZMIANA ZAKRESU USŁUGI

1. Zmiana zakresu usługi wymaga zgody obu stron.
2. Zmiana zakresu usługi może wiązać się ze zmianą wynagrodzenia i terminu realizacji.
3. Zmiany potwierdzane są pisemnie lub e-mailem.

§ 15. WSTRZYMANIE REALIZACJI USŁUGI

Usługodawca może wstrzymać realizację usługi w przypadku:

1. Braku płatności lub opóźnienia w płatności ze strony Klienta.
2. Niedostarczenia wymaganych dokumentów lub informacji przez Klienta.
3. Stwierdzenia, że przekazane informacje są nieprawdziwe lub niekompletne.
4. Braku współpracy ze strony Klienta.
5. Zaistnienia okoliczności uniemożliwiających kontynuację usługi.

VII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

§ 16. ODPOWIEDZIALNOŚĆ USŁUGODAWCY

1. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za:

• Świadczenie usług z należytą starannością zgodnie z przepisami prawa
• Szkody wyrządzone Klientowi z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa

1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• Decyzje organów administracyjnych (odmowa wydania zezwolenia, negatywna decyzja)
• Opóźnienia w procedurach administracyjnych wynikające z działania urzędów
• Skutki wynikające z podania przez Klienta nieprawdziwych lub niekompletnych informacji
• Szkody wynikłe z nieprzestrzegania przez Klienta przepisów prawa lub zaleceń Usługodawcy
• Utratę dokumentów przez organy administracji lub firmy kurierskie
• Okoliczności niezależne od Usługodawcy (siła wyższa)

1. Ograniczenie odpowiedzialności:

• Odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia otrzymanego za daną usługę
• Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści Klienta

1. Usługodawca nie gwarantuje pozytywnego wyniku procedury administracyjnej – świadczy usługi polegające na należytym przygotowaniu i złożeniu dokumentów oraz reprezentacji Klienta.

§ 17. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KLIENTA

1. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za:

• Prawdziwość przekazanych informacji i dokumentów
• Skutki podania fałszywych informacji
• Przestrzeganie przepisów prawa dotyczących pobytu i pracy w Polsce

1. Klient zobowiązuje się do zwolnienia Usługodawcy z odpowiedzialności za szkody wynikłe z podania nieprawdziwych informacji lub dokumentów.

VIII. REKLAMACJE

§ 18. PRAWO DO REKLAMACJI

1. Klient ma prawo złożyć reklamację w przypadku:

• Nienależytego wykonania usługi przez Usługodawcę
• Niezgodności usługi z umową

1. Reklamacja nie przysługuje w przypadku:

• Negatywnej decyzji organu administracyjnego
• Okoliczności niezależnych od Usługodawcy
• Winy Klienta (nieprawdziwe informacje, brak współpracy)

§ 19. PROCEDURA REKLAMACYJNA

1. Forma reklamacji:

• Reklamację należy złożyć pisemnie lub e-mailem na adres: bei.legalization@gmail.com
• Reklamacja powinna zawierać: imię, nazwisko, dane kontaktowe, opis problemu, żądanie Klienta

1. Termin złożenia reklamacji:

• Reklamację należy złożyć w terminie 14 dni od dnia powzięcia wiadomości o okolicznościach stanowiących podstawę reklamacji

1. Rozpatrzenie reklamacji:

• Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania
• Odpowiedź na reklamację wysyłana jest w formie, w jakiej złożono reklamację (pismo, e-mail)
• W przypadku uwzględnienia reklamacji strony uzgadniają sposób naprawienia szkody

1. Odrzucenie reklamacji:

• Jeżeli reklamacja zostanie odrzucona, Usługodawca przedstawia uzasadnienie

IX. ODSTĄPIENIE OD UMOWY I ROZWIĄZANIE UMOWY

§ 20. PRAWO ODSTĄPIENIA OD UMOWY (KONSUMENT)

1. Konsument ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa w terminie 14 dni bez podania przyczyny.
2. Termin do odstąpienia:

• Bieg terminu rozpoczyna się od dnia zawarcia umowy
• Aby zachować termin wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem

1. Forma odstąpienia:

• Oświadczenie o odstąpieniu można złożyć pisemnie lub e-mailem na adres: bei.legalization@gmail.com
• Można skorzystać z wzoru formularza odstąpienia (dostępny na żądanie)

1. Skutki odstąpienia:

• Usługodawca zwraca wszystkie otrzymane płatności niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni
• Zwrot następuje przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Konsument (chyba że Konsument wyrazi zgodę na inny sposób)

1. Utrata prawa do odstąpienia:

• Konsument traci prawo odstąpienia, jeżeli usługa została w pełni wykonana za jego wyraźną zgodą przed upływem terminu do odstąpienia
• Przed rozpoczęciem wykonywania usługi Usługodawca może żądać od Konsumenta złożenia wyraźnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na rozpoczęcie świadczenia usługi przed upływem terminu do odstąpienia

1. Zwrot kosztów poniesionych:

• Jeżeli usługa została częściowo wykonana, Konsument zwraca proporcjonalną wartość wykonanej usługi
• Konsument nie ponosi zwrotu kosztów dodatkowych (opłaty urzędowe, tłumaczenia itp.), które zostały już poniesione

§ 21. ROZWIĄZANIE UMOWY PRZEZ USŁUGODAWCĘ

Usługodawca ma prawo odstąpić od umowy lub rozwiązać ją ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

1. Braku płatności lub opóźnienia w płatności mimo wezwania.
2. Niedostarczenia przez Klienta wymaganych dokumentów lub informacji mimo wezwania.
3. Podania przez Klienta fałszywych informacji lub sfałszowanych dokumentów.
4. Braku współpracy ze strony Klienta uniemożliwiającego realizację usługi.
5. Poważnego naruszenia postanowień Regulaminu przez Klienta.
6. Zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wykonanie usługi niezależnych od Usługodawcy.

§ 22. ROZWIĄZANIE UMOWY PRZEZ KLIENTA

Klient ma prawo rozwiązać umowę w każdym czasie, składając pisemne lub elektroniczne oświadczenie.
Skutki rozwiązania:

• Klient zobowiązany jest do zapłaty za dotychczas wykonaną część usługi
• Klient ponosi koszty dodatkowe poniesione do momentu rozwiązania umowy
• Usługodawca zwraca nadpłatę (jeśli występuje) w terminie 14 dni

§ 23. ROZWIĄZANIE UMOWY ZA POROZUMIENIEM STRON

Strony mogą w każdym czasie rozwiązać umowę za porozumieniem, określając warunki rozwiązania.

X. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

§ 24. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych Klienta jest Usługodawca.
2. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z przepisami RODO oraz Polityką Prywatności Usługodawcy.
3. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawarte są w Polityce Prywatności, dostępnej na stronie internetowej oraz w siedzibie Usługodawcy.
4. Klient ma prawo do:

• Dostępu do swoich danych
• Sprostowania danych
• Usunięcia danych (w określonych przypadkach)
• Ograniczenia przetwarzania
• Przenoszenia danych
• Wniesienia sprzeciwu
• Wniesienia skargi do organu nadzorczego

1. Kontakt w sprawach ochrony danych: bei.legalization@gmail.com

XI. KOMUNIKACJA

§ 25. ŚRODKI KOMUNIKACJI

1. Komunikacja między Usługodawcą a Klientem odbywa się za pomocą:

• Telefonu: +48 797 524 604
• E-mail: bei.legalization@gmail.com
• Osobiście w siedzibie: Rakowiecka 41/3, 02-521 Warszawa
• Komunikatorów internetowych (po uzgodnieniu)

1. Klient zobowiązany jest do:

• Podania aktualnych danych kontaktowych
• Niezwłocznego informowania o zmianie danych kontaktowych
• Regularnego sprawdzania skrzynki e-mail i wiadomości

1. Usługodawca zastrzega sobie możliwość dokumentowania komunikacji z Klientem.

XII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 26. ZMIANY REGULAMINU

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
2. O zmianach Klienci będą informowani poprzez:

• Publikację zaktualizowanej wersji na stronie internetowej
• Informację e-mailową (w przypadku istotnych zmian)

1. Zmiany Regulaminu:

• Wchodzą w życie w terminie wskazanym przez Usługodawcę, nie wcześniej niż po upływie 7 dni od daty publikacji
• Nie dotyczą umów zawartych przed datą wejścia w życie zmian (chyba że Klient wyrazi zgodę na nowe warunki)

1. Klient ma prawo wypowiedzieć umowę, jeżeli nie akceptuje zmian w Regulaminie.

§ 27. ROZSTRZYGANIE SPORÓW

1. Usługodawca i Klient dążą do polubownego rozstrzygnięcia wszelkich sporów wynikających z umowy.
2. W przypadku braku porozumienia, spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy zgodnie z przepisami prawa polskiego.
3. Właściwość sądu:

• Dla Konsumentów: sąd właściwy według przepisów kodeksu postępowania cywilnego (zazwyczaj sąd miejsca zamieszkania Konsumenta)
• Dla podmiotów niebędących Konsumentami: sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy

1. Pozasądowe rozwiązywanie sporów (dla Konsumentów):

• Konsument ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń
• Konsument może złożyć skargę za pośrednictwem unijnej platformy internetowej ODR: http://ec.europa.eu/consumers/odr/
• Konsument może zwrócić się do rzecznika konsumentów lub miejskiego/powiatowego rzecznika konsumentów
• Konsument może skorzystać z pomocy Inspekcji Handlowej

§ 28. POSTANOWIENIA SZCZEGÓLNE DLA KONSUMENTÓW

1. Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają praw Konsumenta wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
2. W przypadku sprzeczności postanowień Regulaminu z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony Konsumentów, pierwszeństwo mają te przepisy.

§ 29. INNE POSTANOWIENIA

1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostępności usług wynikające z:

• Prac technicznych i konserwacyjnych
• Awarii systemów informatycznych
• Działania osób trzecich lub siły wyższej

1. Niedopuszczalne jest wykorzystywanie usług Usługodawcy w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami.
2. Klient nie może przenieść swoich praw i obowiązków wynikających z umowy na osobę trzecią bez zgody Usługodawcy.
3. Usługodawca może powierzyć wykonanie części usług podmiotom trzecim (np. tłumaczom, kurierom).
4. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.

§ 30. OBOWIĄZYWANIE REGULAMINU

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 26 marca 2026 roku.
2. Regulamin jest dostępny bezpłatnie:

• Na stronie internetowej Usługodawcy
• W siedzibie Usługodawcy
• Na żądanie Klienta (przesłanie e-mailem lub w formie papierowej)

1. Akceptacja Regulaminu jest dobrowolna, ale niezbędna do zawarcia umowy i korzystania z usług Usługodawcy.

DANE KONTAKTOWE USŁUGODAWCY

BEi PARTNERS - Liudmila Bei

• Adres: Rakowiecka 41/3, 02-521 Warszawa
• NIP: 5214147453
• REGON: 543703327
• Telefon: +48 797 524 604
• E-mail: bei.legalization@gmail.com

Data wejścia w życie: 26 marca 2026 roku
BEi PARTNERS - Liudmila Bei